Comment faire le décompte ?

Pour calculer l'effectif global et l'effectif moyen, il faut opérer un décompte.

Le calcul de l'effectif mensuel prend en compte tous les salariés titulaires d'un contrat de travail le dernier jour de chaque mois, y compris les salariés absents.

Le calcul de l'effectif annuel est établi au niveau de l'entreprise tous établissements confondus et est égal à la moyenne des effectifs de chaque mois de l'année N - 1 (effectif moyen annuel). Les personnes sont décomptées d'après le nombre de jours pendant lesquels elles ont été employées.

Exemple : une entreprise a eu une activité saisonnière du 01/05/2017 au 31/10/2017, avec 11 salariés en mai et octobre, 15 en juin, et 23 en juillet, août et septembre.

L'effectif est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 17,666, soit 17,66 salariés.

Les personnes suivantes ne sont pas prises en compte dans le calcul des effectifs :

• Salariés en CDD et travailleurs temporaires qui remplacent un salarié absent

• Personnes en alternance : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation sauf pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles
• Personnes en contrat unique d'insertion (CUI) ou contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE) sauf pour apprécier le seuil de mise en place des instances représentatives du personnel.
• Stagiaires : étudiants ou en formation professionnelle
• Dirigeants : gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, présidents du conseil d'administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA, présidents et dirigeants de SAS

Il existe des cas particuliers :

• Les VRP multicartes sont exclus de l'effectif global mais compris dans l'effectif moyen
• Les salariés embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA) sont exclus de l'effectif global, mais inclus dans l'effectif moyen
• Les personnes handicapées employées par un centre d'aide par le travail (CAT) appartiennent à l'effectif de l'association gestionnaire du CAT
• Les travailleurs intérimaires sont comptabilisés à la fois dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire et dans celui de l'entreprise utilisatrice.
• Les salariés détachés ou mis à disposition d'une autre entreprise (prêt de main-d'œuvre) sont comptés dans l'entreprise qui a conclu le contrat de travail

Effectif global

Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au 31 décembre.

Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.

Effectif moyen annuel en ETP (équivalent temps plein)

Pour calculer l'effectif moyen annuel, il faut tout d'abord calculer l'effectif moyen mensuel pour chaque mois de l'année.

L'effectif moyen mensuel est calculé en nombre d'ETP (équivalent temps plein).

Un ETP est une unité de mesure proportionnelle au nombre d'heures travaillées par un salarié sur un an.

L'équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures.

Ce calcul doit être fait pour chaque mois de l'année.

Ensuite, il faut calculer la moyenne des effectifs mensuels au 31 décembre, en additionnant le nombre d'ETP et en le divisant par 12 mois.

Donc, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86 ETP divisé par 12 mois soit 9,90 ETP.

Le chiffre est arrondi au centième le plus proche.

Pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création d'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois.

En fin d'année, l'employeur doit indiquer les effectifs de son entreprise sur la déclaration sociale nominative (DSN).