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Comment calculer les effectifs d'une entreprise ?

Vérifié le 17 Apr 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Le calcul de l'effectif de l'entreprise se fonde sur le nombre de salariés (salariés et employeurs) liés par un contrat de travail au 31 décembre précédent, tous établissements confondus. Pour déterminer la périodicité des cotisations, le décompte de l'effectif s'effectue selon l'effectif global, alors que pour l'appréciation de l'assujettissement aux contributions ou pour certaines exonérations, il faut compter selon l'effectif moyen.

Comment faire le décompte ?

Pour calculer l'effectif global et l'effectif moyen, il faut opérer un décompte.

Le calcul de l'effectif mensuel prend en compte tous les salariés titulaires d'un contrat de travail le dernier jour de chaque mois, y compris les salariés absents.

Le calcul de l'effectif annuel est établi au niveau de l'entreprise tous établissements confondus et est égal à la moyenne des effectifs de chaque mois de l'année N - 1 (effectif moyen annuel). Les personnes sont décomptées d'après le nombre de jours pendant lesquels elles ont été employées.

Exemple : une entreprise a eu une activité saisonnière du 01/05/2017 au 31/10/2017, avec 11 salariés en mai et octobre, 15 en juin, et 23 en juillet, août et septembre.

L'effectif est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 17,666, soit 17,66 salariés.

Modes de décompte des salariés

Catégories

Modes de décompte

Salariés en CDI à temps plein, qu'ils soient présents ou absents pour maladie ou congé

Sont comptés pour une unité chacun :

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois
  • Les salariés en forfait jours, quelle que soit la durée de leur forfait
  • Les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé de maternité, d'adoption ou congé parental d'éducation par exemple)

Travailleurs à domicile

Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun

Salariés en CDD

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun
  • Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail
  • Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen

Salariés intérimaires

Ils sont comptés à la fois dans l'entreprise de travail temporaire et dans l'entreprise utilisatrice

Salariés intermittents

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun
  • Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail

Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins 1 an, ainsi que les salariés d'un contrat de travail temporaire (intérimaires)

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun
  • Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail
  • Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen

Salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail

Chaque salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail)

Les personnes suivantes ne sont pas prises en compte dans le calcul des effectifs :

  • Salariés en CDD et travailleurs temporaires qui remplacent un salarié absent
  • Personnes en alternance : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation sauf pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles
  • Personnes en contrat unique d'insertion (CUI) ou contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE) sauf pour apprécier le seuil de mise en place des instances représentatives du personnel.
  • Stagiaires : étudiants ou en formation professionnelle
  • Dirigeants : gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, présidents du conseil d'administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA, présidents et dirigeants de SAS

Il existe des cas particuliers :

  • Les VRP multicartes sont exclus de l'effectif global mais compris dans l'effectif moyen
  • Les salariés embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA) sont exclus de l'effectif global, mais inclus dans l'effectif moyen
  • Les personnes handicapées employées par un centre d'aide par le travail (CAT) appartiennent à l'effectif de l'association gestionnaire du CAT
  • Les travailleurs intérimaires sont comptabilisés à la fois dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire et dans celui de l'entreprise utilisatrice.
  • Les salariés détachés ou mis à disposition d'une autre entreprise (prêt de main-d'œuvre) sont comptés dans l'entreprise qui a conclu le contrat de travail

Effectif global et effectif moyen annuel

Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au 31 décembre. Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.

Pour calculer l'effectif moyen annuel, il faut tout d'abord calculer les effectifs pour chaque mois de l'année civile au prorata de leur temps de travail.

Exemple des effectifs pour un mois donné

Nombre de salariés à retenir dans le calcul

10 CDI à temps complet

10

2 CDI ayant travaillé chacun 65 heures (65 x 2)/151,67

0,86

1 CDD à temps complet pour augmentation d'activité présent au cours des 12 derniers mois

1

1 apprenti

0

Effectif du mois

11,86

Pour calculer le nombre d'heures correspondant à un temps plein, il faut considérer le temps de travail sur l'année : 35 h x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois. Donc 151,67 heures par mois correspondent à 35 heures hebdomadaires.

Ensuite, il faut calculer la moyenne des effectifs mensuels au 31 décembre, en additionnant le nombre moyen de salariés présents chaque mois et diviser par 12 mois.

Exemple d'une moyenne d'effectifs mensuels

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Sept.

Oct.

Nov.

Déc.

Total

14,86

11

9

10

8

8

7

7

10

11

13

10

118,86

Donc, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86/ 12 = 9,90. Le chiffre est arrondi au centième le plus proche.

Pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création d'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois.

En fin d'année, l'employeur doit indiquer les effectifs de son entreprise sur la déclaration sociale nominative (DSN).

warningAttention :

les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen. Par exemple, si aucun salarié n'est embauché durant le mois de juin, il faut diviser la somme des effectifs mensuels par 11 (et non 12).

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